Unsere Lösung: Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes
Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) soll der bislang unzureichende Schutz von hinweisgebenden Personen ausgebaut und die EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) in nationales Recht umgesetzt werden. Ziel ist es, u.a. einen Schutz für Hinweisgeber zu etablieren. Unternehmen ab 50 Beschäftigen werden verpflichtet, ein Hinweisgeberstelle einzurichten.
Für Unternehmen ab 250 Beschäftigten liegt die Umsetzungsfrist 3 Monate nach der Verabschiedung des Gesetzes. Für Unternehmen zwischen 50-249 Beschäftigten gilt eine Übergangszeit bis Ende 2023.
Das Gesetz wurde durch den Bundestag bereits verabschiedet. Eine Verabschiedung durch den Bundesrat verzögert sich noch. Das Gesetz tritt 3 Monate nach Verabschiedung durch den Bundesrat und Veröffentlichung in Kraft (voraussichtlich im Mai 2023).
Es folgt eine Übersicht der konkreten gesetzlichen Anforderungen und wie unser Produkt Unternehmen dabei hilft, diese einzuhalten:
Das Gesetz fordert
Unser Portal bietet
Unser Dienst bietet zusätzlich
Einrichtung eines internen Meldekanals.
Hinweise müssen per Telefon, Post oder elektronisch abgegeben werden können
Einfaches, bedienerfreundliches und komplett digitales Hinweisgebersystem
Mehrsprachigkeit – Übersetzung in jede Sprache möglich
Permanente Bereitstellung und Überwachung sämtlicher Meldekanäle
Entgegennahme, Vervollständigung und Dokumentation eingehender Hinweise
Vorläufige Ersteinschätzung ob eingehende Hinweise unter §2 HinSchG fallen
Einsparung interner Ressourcen
Schutz der Identität des Hinweisgebers
Kompletter Schutz der Anonymität durch die digitale Umsetzung (z.B. ist Kommunikation ohne Angabe von Kontaktdaten, wie E-Mailadresse o.ä. möglich) und durch unseren zusätzlichen Anonymisierungsservice.
Von Ihrem Unternehmen unabhängige Stelle für Erstkontakt durch Hinweisgeber
Zusätzliche Anonymisierung falls erforderlich
Geschützte und sichere Datenaufbewahrung
Hoher Sicherheitstandard. Hosting und Serverstandort ist in Deutschland
Alle personenbezogenen Daten müssen gemäß den deutschen Datenschutzvorgaben verarbeitet werden.
Vollständige Konformität mit der EU-DSGVO und den deutschen Vorgaben zum Datenschutz
Fristen: Der Eingang von Hinweisen ist innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen
Ergriffene Maßnahmen mit zugehöriger Begründung sind dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten mitzuteilen
Automatische Antwort beim Eingang eines Hinweises und Erinnerungen zur Einhaltung aller relevanten Fristen. Die Kommunikation mit dem Hinweisgeber wird revisionssicher im System dokumentiert
Zusätzliche manuelle Überwachung der Fristen und falls notwendig aktive Kontaktaufnahme
Beschäftigte sind über die Hinweisgeberstelle und den Prozess zu informieren
Kommunikationsmaterial und eine (Online-)Schulung für die relevanten Personen
Jährlicher Bericht über Aktivitäten
Unser Portal im Überblick
Schutz Ihrer Daten
Für uns zählen nur höchste Sicherheitstandards zum Schutz Ihrer Daten.
Wir bieten Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre Daten. Unser Portal wird nur in Deutschland gehostet.
Weitere Zugriffs- und Sicherheitsvorkehrungen sind implemetiert.
Schutz Ihrer Daten
Für uns zählen nur höchste Sicherheitstandards zum Schutz Ihrer Daten.
Wir bieten Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre Daten. Unser Portal wird nur in Deutschland gehostet.
Weitere Zugriffs- und Sicherheitsvorkehrungen sind implemetiert.
Einfache Bedienung
Der gesamte Meldeprozess, vom Eingang eines Hinweises bis zur Fallbearbeitung wird durch einfache Eingabemasken und einen automatische Prozesse unterstützt.
Die Eingabe ist dabei von jedem beliebigen Endgerät (Handy, Tablet oder PC) aus möglich.
Mehrsprachigkeit – Übersetzungen in Ihre gewünschte Sprache
Anonymität
Hinweisgeber bleiben im gesamten Hinweis-Prozess anonym. Die Qualitätssicherung und Anonymisierung erfolgt durch uns als unabhängige Stelle.
Über unser Portal können Ihre Nutzer mit dem Hinweisgeber per Chat kommunizieren. Dies erfolgt komplett anonym.
Anonymität
Hinweisgeber bleiben im gesamten Hinweis-Prozess anonym. Die Qualitätssicherung und Anonymisierung erfolgt durch uns als unabhängige Stelle.
Über unser Portal können Ihre Nutzer mit dem Hinweisgeber per Chat kommunizieren. Dies erfolgt komplett anonym.
Schnelle Fallbearbeitung durch Nutzer
Unser Portal verfügt über eine einfache Stammdatenpflege, Chatfunktionen, sowie über Zugriff auf die anonymiserten Hinweise. Diese sind per Download in Excel verfügbar. Sobald ein neuer Hinweis eingeht, werden Sie per E-Mail informiert. Sie haben die Möglichkeit verschiede Nutzer anlegen zu lassen.
Keine Installation notwendig
Das Portal ist komplett online. Mit nur wenigen Schritten nutzen Sie unseren Service. Eine Software-Installation ist nicht erforderlich.
Keine Installation notwendig
Das Portal ist komplett online. Mit nur wenigen Schritten nutzen Sie unseren Service. Eine Software-Installation ist nicht erforderlich.